Grundsätzlich werden in OES zwei Möglichkeiten der Einbindung von Daten aus Normdatenrepositorien unterschieden: die Übernahme von ausgewählten Daten in OES-Datenobjekte des Projekts und zum anderen die Einbettung von Datensätzen mittels Shortcodes in einen Text o. ä.
In welchen Kontexten kann der Zugriff auf Normdatenbestände die redaktionelle Arbeit unterstützen?
- Redakteur*innen nutzen die Normdatenanbindung zur Unterstützung der Dateneingabe im Sinne einer Arbeitserleichterung: Sie legen ein Datenobjekt vom z. B. Typ Autor*in, Person, Ort an und möchten die Felder befüllen. Die Redakteur*innen suchen in den angebundenen Normdatenrepositorien nach diesem Begriff (z. B. Person, Ort) und übernehmen ausgewählte Datenfelder in den OES-Datensatz. Diese ersetzen bzw. ergänzen die manuelle Dateneingabe. Die Daten aus den Normdateien werden in OES gespeichert. Durch den Timestamp ist nachvollziehbar, welche Daten wann übernommen werden.
- Redakteur*innen nutzen die Normdatenanbindung zur Anreicherung der Daten: Ein Datenobjekt wird mit den eigenen, bereits bekannten Angaben gefüllt. Diese werden dann über die Normdatenanbindung um weitere Informationen aus einem Normdatenrepositorium angereichert, z. B. um alternative Namen oder Geokoordinaten. Auch hier suchen die Redakteur*innen nach dem Namen, der Bezeichnung in einem der Normdatenrepositorien und wählen dann aus, welche Daten übernommen werden sollen. Die kopierten Angaben werden im OES-Datenbestand gespeichert. Durch den Timestamp ist nachvollziehbar, welche Daten wann übernommen werden.
- Redakteur*innen nutzen die Normdatenanbindung, um zu in den Texten genannten Personen, Orten o. ä. zusätzliche Informationen für die Nutzer*innen bereitzustellen. Hier wird nur der Link auf die Daten, jedoch nicht die Daten selbst gespeichert.
- Redakteur*innen möchten kontrollierte Vokabulare zur Verschlagwortung nutzen. In einem Normdatenrepositorium wie den ‚LOC keywords‘ oder den ‚GND Schlagworten‘ suchen die Redakteur*innen nach einem Begriff, wählen aus den angebotenen Schlagworten aus und vergeben dieses für die bearbeiteten Datenobjekte.
Auch in der Präsentation der Inhalte in der Publikationsumgebung ergeben sich Nutzungsmöglichkeiten:
- Die Suche kann unterstützt werden, indem alternative Schreibweisen berücksichtigt werden.
- Normdaten können die Umsetzung alternativer Zugriffsarten auf Daten eines OES-Pojektes, z. B. in Form einer Zeitleiste oder Kartenansicht erleichtern, da die abgebildeten Entitäten eindeutig referenzierbar sind.
- Zusätzliche Information zu in Online-Enzyklopädien verwendeten Entitäten können über einen Preview der Normdaten bereitgestellt werden und erlauben Nutzer*innen eine schnelle Orientierung, z. B. bei ihnen unbekannten Personen oder Orten.