Es empfiehlt sich, Autor*innen vor der Erstellung der Manuskripte genau darüber zu informieren, wie die Inhalte verfasst werden sollen und was das Lektorat erwartet. Verbindliche Vorgaben und Leitlinien erleichtern sowohl den Autor*innen als auch dem Lektorat die Zusammenarbeit. Die Autor*innen wissen, was formal, inhaltlich und mehr von ihnen erwartet wird, und den Lektor*innen erspart es im Idealfall einige Schritte beim Lektorat. Je nach Umfang und Komplexität eines Projekts sowie Größe des Autor*innenteams kann ein Briefing unterschiedlich komplex sein.
Beispiele für mögliche Leitlinien:
- Beschreibung des gesamtem redaktionellen Workflows (schematische Darstellung des Prozesses von der Planung bis zur Publikation)
- Leitfaden für inhaltliche, fachliche Struktur/Aufbau des Lemmas/Artikels und weiteren fachspezifischen Hinweisen
- Template (strukturierte und formatierte Textvorlage)zur Erstellung der Inhalte
- Styleguide mit Regeln für die Formatierung und Verwendung von Quellennachweisen, Verlinkungen im Text und Vorgaben zu Medienelementen uvm.
- Benennungskonventionen für einheitlich strukturierte Dateinamen von Medien und Dateien
- Vorgaben zu Zitationsstil und den Literaturangaben für das Verzeichnis
- Rechtliche Hinweise zu z. B. Verwendung von Werken Dritter mit Bezug auf die „Lizenz des Gesamtwerkes“
- Checkliste für Redakteur*innen, die sie vor Einreichung durchgehen