Die Übernahme von Daten aus Normdatenrepositorien erfolgt in drei Schritten:
1. Auswahl der zu übernehmenden Angaben
Sobald ein Eintrag aus der Ergebnisliste, welcher zur Anreicherung des OES-Datenbestands genutzt werden soll, ausgewählt ist, werden in der rechten Spalte die potentiell zu übernehmenden Daten angezeigt. Dabei werden den Feldern des Datenobjekts entsprechende Daten aus dem Normdateneintrag zugewiesen (die Konfiguration des Mappings erfolgt unter OES-Settings/Linked Open Data). Felder, für die Daten im Normdatensatz vorliegen, sind per default ausgewählt. Diese können abgewählt werden. Felder, für die der Normdatensatz keine Angaben ausweist, bleiben leer.
2. Absenden der Datenübernahme
Die Datenübernahme, d. h. das Befüllen der Felder des aktuellen Datenobjektes mit den ausgewählten Angaben des Normdatensatzes, wird über die Schaltfläche ‚Copy to Post‘ unter den Daten ausgeführt.
Das Normdaten-Abfragefenster wird geschlossen und des Datenobjekt, von dem aus die Abfrage gestartet wurde, wird wieder angezeigt. Dort kann manuell überprüft werden, ob die Angaben korrekt sind. Angaben können manuell bearbeitet und/oder ergänzt werden.
3. Dokumentation der Datenübernahme
Die Datenübernahme aus dem Normdatenrepositorium wird von OES getrackt und im Datenobjekt unter LOD sichtbar abgelegt. Getrackte Daten sind:
- Datum der Datenübernahme und
- OES Felder, die befüllt wurden.
Dieses wird für jeden Vorgang der Datenübernahme über die Normdaten-Abfrage festgehalten.
Bei erneuter Abfrage werden nur die Angaben für die Felder übernommen, bei denen eine Differenz zu den bereits vorhandenen Angaben besteht.
Achtung: D. h. aber auch, dass manuell geänderte Daten im OES Datensatz überschrieben werden, sofern das Feld nicht für die Datenübernahme deaktiviert wurde.